ویژگی های CRM برای برنامه ریزی رویداد ها
فرقی نمی‌کند رویداد یک نمایشگاه شلوغ باشد یا یک وبینار کوچک آنلاین؛ برنامه‌ریزی آن همیشه دشوار است. این کار شامل وظایف زیادی می‌شود که رسیدگی به آن‌ها آسان نیست.
از تهیه فهرست مهمانان گرفته تا سفارش غذا و تزئینات، همه چیز نیاز به دقت دارد. بدون یک ابزار مناسب، ممکن است جزئیاتی از قلم بیفتد. حتی یک اشتباه ساده میتواند کل رویداد را خراب کند.
اینجاست که یک سیستم CRM به کمک شما می‌آید.
CRM تمام اطلاعات مربوط به برنامه‌ریزی رویداد را در یک مکان نگه می‌دارد. با آن می‌توانید جلسات، تماس‌ها و وظایف را زمان‌بندی کنید. همچنین می‌توانید یادآور تنظیم کنید و تاریخچه ایمیل‌ها را بررسی نمایید.
این سیستم کمک می‌کند تا هیچ کاری فراموش نشود و همه چیز به‌موقع انجام شود.
علاوه بر این، CRM ابزار قدرتمندی برای بازاریابی قبل و بعد از رویدادهاست. شما می‌توانید مخاطبان را دسته‌بندی کرده و برای آن‌ها ایمیل‌های شخصی‌سازی‌شده بفرستید.
همچنین می‌توانید میزان موفقیت کمپین‌ها را ارزیابی کنید. با ابزارهای گزارش‌گیری داخلی، به اطلاعات بلادرنگ درباره بودجه، بازاریابی و حضور شرکت‌کنندگان دسترسی خواهید داشت.
CRM چطور میتواند به برنامه ریزی رویداد ها کمک کند؟
- مدیریت مهمانان (Guest Management) ثبت اطلاعات شرکت‌کنندگان و مهمانان (نام، اطلاعات تماس، علایق، وضعیت RSVP) دسته‌بندی مخاطبان بر اساس نوع رویداد یا سطح دسترسی
- ارسال دعوت‌نامه و پیگیری پاسخ‌ها (RSVP Tracking) ارسال دعوت‌نامه‌های دیجیتال (ایمیل، پیامک، واتساپ) ردیابی دقیق پاسخ مهمانان (حضور/عدم حضور/در انتظار پاسخ) یادآوری خودکار به مهمانانی که هنوز پاسخ نداده‌اند
- تقویم و زمان‌بندی وظایف ثبت و پیگیری زمان‌بندی کل رویداد، از برنامه‌ریزی تا اجرا تعیین وظایف برای اعضای تیم با تاریخ سررسید
- هماهنگی با تأمین‌کنندگان (Vendors) ثبت اطلاعات تامین‌کنندگان خدمات مانند غذا، موسیقی، دکور، حمل و نقل مدیریت قراردادها، پرداخت‌ها و زمان‌بندی همکاری با هر تامین‌کننده
- اتوماسیون ارتباطات ارسال پیام‌های خودکار قبل و بعد از رویداد (تشکر، نظرسنجی، پیشنهاد ویژه)شخصی‌سازی پیام‌ها برای گروه‌های مختلف مهمانان
- مدیریت مکان رویداد (Venue Management) ثبت اطلاعات مکان‌های مختلف رویداد بررسی در دسترس بودن، رزرو و مدیریت قرارداد مکان‌ها
- مدیریت بودجه و هزینه‌ها ثبت هزینه‌های برنامه‌ریزی، اجرا و پیگیری رویداد صدور فاکتور برای مشتریان و بررسی سودآوری
- داشبورد و گزارش‌گیری نمایش آماری وضعیت RSVP، میزان هزینه‌ها، بازخورد مهمانان و عملکرد تیم گزارش‌های قابل چاپ و صادرشدنی (PDF, Excel)
- نظرسنجی و پیگیری بازخورد پس از رویداد ارسال فرم‌های نظرسنجی به مهمانان برای دریافت نظر تحلیل داده‌های بازخورد برای بهبود رویدادهای آینده
- یکپارچگی با ابزارهای دیگر اتصال به ابزارهای ایمیل مارکتینگ (مثل Mailchimp) اتصال به تقویم گوگل، واتساپ، SMS پنل‌ها یا پلتفرم‌های فروش بلیت
